Gestión Documental
Constituir la memoria documental del Instituto Municipal de Pensiones a través de acciones archivísticas que garanticen, en apego a la normatividad y estándares en la materia, la implementación del Sistema Institucional de Archivos (SIA).
Cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley General de Archivos, propiciando que todas las áreas del Instituto controlen la producción, circulación, organización, conservación y uso final de los documentos y expedientes de archivo de manera eficiente, con el objetivo de garantizar el adecuado ejercicio de los derechos humanos de acceso a la información y protección de datos personales.
Sistema Institucional de Archivos
Es el conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada sujeto obligado y sustenta la actividad archivística, de acuerdo con los procesos de gestión documental.
Todos los documentos de archivo en posesión de los sujetos obligados formarán parte del sistema institucional; deberán agruparse en expedientes de manera lógica y cronológica, y relacionarse con un mismo asunto, reflejando con exactitud la información contenida en ellos, en los términos que establezca el Consejo Nacional y las disposiciones jurídicas aplicables.
El Sistema Institucional de Archivos deberá integrarse por:- I. Un área coordinadora de archivos, y
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II. Las áreas operativas siguientes:
- a) De correspondencia;
- b) Archivo de trámite, por área o unidad;
- c) Archivo de concentración, y
- d) Archivo histórico, en su caso.
Los responsables de los archivos referidos en la fracción II, inciso b), serán nombrados por el titular de cada área o unidad; los responsables del archivo de concentración y del archivo histórico serán nombrados por el titular del sujeto obligado de que se trate.
